Tietosuojaseloste - Työnhakijat

Keräämme ja käsittelemme erilaisia henkilötietoja, kuten:

• Henkilökohtaiset tiedot: muun muassa yhteystiedot (esimerkiksi nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite).

• Rekrytointitiedot: kuten hakemus ja ansioluettelo, haastattelu- ja videohaastattelutiedot, aiempien työnantajien ja muiden kolmansien tahojen suositukset, tiedot osaamisesta, pätevyydestä, taidoista, työkokemuksesta ja koulutuksesta. Koska ryhdymme valmisteleviin toimenpiteisiin ennen mahdollisen työsopimuksen solmimista, voimme myös kerätä tuloksia tarvittavista taustaselvitystuloksista kuten terveys-, huume-, tausta- ja soveltuvuustesteistä sekä luottotiedoista, jos tällaisten tietojen käsittely avoimen tehtävän suhteen on perusteutua ja sallittua. Tällaisissa tapauksissa saat aina etukäteen tiedon näistä toimista. Rekrytoinnin loppuvaiheessa keräämme myös demografisia tietoja, kuten tiedot sukupuolesta, iästä, äidinkielestä ja kansalaisuudesta.

• Tunnistustiedot: kuten henkilöllisyystodistus ja kansallinen henkilötunnus henkilöllisyyden tarkastamista varten.

• Verkkoliikennetiedot ja tunnisteet: tiedot, joita kerätään evästeiden tai vastaavien tekniikoiden avulla kuten tiedot palveluidemme käytöstäsi, mukaan lukien IP-osoitteesi, evästetunnuksesi ja mobiililaitteen tunniste

• Turvallisuus- ja IT-palveluiden hallintatiedot: tiedot, joita käytetään palveluidemme ja toimitilojemme käytön suojaamiseen kuten salasana ja kirjautumistiedot, turvallisuus- ja IT-lokit, tilojen sisäänkirjautumislokit  sekä kameravalvontatallenteet (CCTV).

Henkilötiedot, joita käsittelemme, ovat peräisin eri lähteistä:

- Sinulta: kun luot tilin rekrytointiportaaliimme, lähetät meille hakemuksesi tai ansioluettelosi tai tilanteissa, joissa olet muuten vuorovaikutuksessa kanssamme.

- Kolmansilta osapuolilta: saatamme saada tietoja kolmansilta osapuolilta, kuten rekrytointitoimistoilta, henkilöarviointeja tekeviltä tahoilta, suosittelijoiltasi ja aiemmilta työnantajiltasi, terveystarkastusten tarjoajilta, viranomaisilta tai muilta tausta- ja luottotietotarkastuksia suorittavilta tahoilta. Hankimme sinulta suostumuksesi tällaisten tietojen keräämiseen, kun sovellettava laki sitä vaatii.

- Fortum-konsernin yhtiöiltä: Fortum-konsernin yhtiöt voivat jakaa tietoja tässä selosteessa mainittuihin tarkoituksiin.

Käytämme henkilötietojasi ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka perustuvat sopimukseen, suostumukseen, lakisääteiseen velvoitteeseen ja oikeutettuun etuun. Suostumusta voidaan käyttää tietyissä erityistilanteissa, erityisesti paikallisen lain niin vaatiessa.

Käytämme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

- Rekrytointi ja resurssointi: Käytämme henkilötietojasi soveltuvien ehdokkaiden valitsemiseen ja yhteydenottoihin esimerkiksi ilmoittaaksemme hakemuksesi tilasta tai saadaksemme tarvittavia lisätietoja. Käytämme henkilötietojasi myös haastattelujen ja arviointien, referenssi-, luottotieto- ja taustatarkastusten järjestämiseen ja suorittamiseen lain sallimalla tavalla.

- Ilmoittaaksemme sinulle toisesta avoimesta työpaikasta kuin mihin olit hakenut, jos olet antanut luvan käyttää tietojasi tähän tarkoitukseen 

- Työntekijätietueen luominen: Jos Fortum palkkaa sinut, hakuprosessin aikana antamasi henkilötiedot voivat tulla osaksi työntekijärekisteriä ja niitä voidaan käyttää urasi/työsuhteesi hallintaan Fortumissa.

- Palveluiden kehittäminen ja raportointi: Voimme käyttää henkilötietojasi rekrytointiprosessiemme ja muiden niihin liittyvien palveluidemme parantamiseen ja kehittämiseen sekä analytiikan luomiseen. Jos mahdollista, tietosi muunnetaan pseudonyymeiksi.

- Turvallisuuden ja laillisten oikeuksien varmistaminen: Käytämme henkilötietoja varmistaaksemme tietojemme, tilojemme, tuotteidemme, palvelujemme, asiakkaidemme ja henkilöstömme turvallisuuden. Tämä tapahtuu paikallisten lakien mukaisesti, esimerkiksi pitämällä käyttölokeja ja järjestelmän varmuuskopioita, todentamalla käyttäjiä ja estämällä hyökkäyksiä.

- Oikeudelliset velvoitteet: Käsittelemme henkilötietoja noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme, kuten kirjanpito-, ilmoittajansuojelu- ja verolakeja.

Jos käytämme automatisoitua päätöksentekoa, jolla on oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia sinuun, ilmoitamme siitä sinulle etukäteen. Jos tällainen automatisoitu päätöksenteko ei ole lain perusteella oikeutettu tai tarpeellinen sopimuksen toteuttamista tai tekemistä varten, pyydämme suostumustasi.

Voit aina ilmaista mielipiteesi tai riitauttaa yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvan päätöksen, sekä pyytää sen sijaan manuaalista päätöksentekoprosessia ottamalla meihin yhteyttä alla olevia yhteystietoja käyttäen. 

Poistamme tai de-identifioimme henkilötiedot, kun niitä ei enää tarvita määriteltyihin tarkoituksiin. Jos palkkaamme sinut, henkilötiedoistasi voi tulla osa henkilöstörekisteriämme. Henkilötietojasi ei säilytetä pidempään kuin kaksi vuotta hakemuksestasi, ellet ole tullut valituksi avoimeen paikkaan tai ellet ole suostunut hakemuksesi laajennettuun käyttöön muihin avoimiin työpaikkoihin.

Voit myös poistaa hakutilisi tai peruuttaa hakemuksesi milloin tahansa siirtymällä hakuprofiiliisi tai ottamalla yhteyttä People Services -palveluun 

Tietojenkäsittelyn alihankkijamme ja muut kolmannet osapuolet voivat alla kuvatulla tavalla käsitellä tietojasi sovellettavan lain sallimissa rajoissa.

Tietojen käsittelijät – Käytämme tietojenkäsittelyn alihankkijoita palvelujemme tarjoamiseen. Nämä alihankkijat voivat käsitellä henkilötietojasi puolestamme. Varmistamme asianmukaisin sopimusjärjestelyin, että alihankkijamme käsittelevät henkilötietojasi tämän selosteen mukaisesti. Tyypillisiä henkilötietoja käsitteleviä palveluntarjoajia ovat esimerkiksi rekrytointitoimistot sekä IT-ohjelmisto- ja palveluntarjoajat.

Voimme tarvittaessa jakaa henkilötietojasi muiden rekisterinpitäjien kanssa oikeutetun edun, sopimuksen tai lakisääteisten velvoitteidemme perusteella, mukaan lukien seuraavat osapuolet:

Fortum-konsernin yhtiöt - Konserniyhtiömme  voivat käyttää henkilötietojasi tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin. Muut Fortum-yhtiöt voivat käyttää työhakemustasi rekrytointitarkoituksiin vain, jos olet antanut siihen suostumuksesi.

Yhteistyökumppanit, alihankkijat ja muut kolmannet osapuolet – Voimme jakaa henkilötietojasi valtuutettujen kolmansien osapuolien kanssa, jotka käsittelevät henkilötietoja Fortumin hyväksi tässä ilmoituksessa kuvattuihin tarkoituksiin, silloin kun se on tarpeen rekrytointiprosessin kannalta. Näitä voivat olla rekrytointikonsultit, henkilötestausten tarjoajat ja muut tahot, jotka auttavat meitä täyttämään avoimia työpaikkoja ja arvioimaan työnhakijoiden soveltuvuutta niihin. Nämä valtuutetut kolmannet osapuolet eivät saa käyttää Fortumille antamiasi henkilötietoja muihin tarkoituksiin kuin rekrytointiprosessiin.

Viranomaiset, oikeudenkäynnit ja laki – luovutamme tietojasi tietyille toimivaltaisille viranomaisille, kuten tilastotiedoista vastaaville valtion virastoille, poliisille ja muille lainvalvontaviranomaisille, siinä määrin kun laki sitä vaatii. Voimme luovuttaa henkilötietojasi myös oikeudellisten prosessien yhteydessä tai viranomaisen sovellettavaan lakiin perustuvan pyynnön perusteella, oikeuden määräyksen perusteella, oikeudenkäynnin tai viranomaisprosessin yhteydessä tai silloin, jos laki sitä muuten vaatii tai sen sallii.

Fortum on kansainvälinen yritys, jolla on yhtiöitä, liiketoimintaa, hallintorakenteita ja teknisiä järjestelmiä, jotka ylittävät kansalliset rajat. Tämä tarkoittaa, että tietojasi voidaan siirtää muihin maihin kuin siihen, missä olet, mukaan lukien myös Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Käytämme näihin siirtoihin liittyvien tietojesi suojaamiseksi asianmukaisia ​​suojatoimia, kuten Euroopan komission tarjoamia vakiosopimuslausekkeita. Saat lisätietoa kansainvälisistä siirroista ottamalla meihin yhteyttä alla olevia yhteystietoja käyttäen.

Käytämme asianmukaisia organisatorisia ja teknisiä turvatoimia suojataksemme tietojasi katoamiselta tai väärinkäytöltä. Meillä on käytössä kyberturvallisuuden hallintamalli, jossa kuvataan roolit ja vastuut konsernitasolla. Ohjeissamme annetaan yksityiskohtaista tietoa siitä, miten henkilötietoja on käsiteltävä konsernissamme. Järjestämme tietoisuuskampanjoita, jotka parantavat työntekijöidemme valmiuksia yksityisyyden suojaamisessa ja tietoturvassa. Kun teemme kolmannen osapuolen kanssa sopimuksen palvelusta, joka voi antaa kyseiselle osapuolelle pääsyn henkilötietoihisi, sopimuksessa vaaditaan, että sillä on käytössä samantasoiset tietoturvatoimet.

Kun käytät digitaalisia palvelujamme tai vierailet verkkosivustoillamme, voimme kerätä tietoja laitteistasi evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Verkkosivustomme ja mobiilisovelluksemme voivat käyttää evästeitä ja muita vastaavia kolmansien osapuolten asettamia tekniikoita. Saat lisätietoja evästeiden ja verkkotietojen käytön hallinnasta lukemalla eväste- ja verkkotietokäytäntömme.

Alla näet luettelon oikeuksistasi, jotka koskevat sinua koskevia henkilötietoja, joita käsittelemme. Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi tai haluat käyttää niitä, ota meihin yhteyttä. Huomaa, että jotkin oikeudet eivät välttämättä ole sovellettavissa, esimerkiksi jos tietoja ei voida yhdistää sinuun.  

• Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin – Sinulla on oikeus saada tietoa suorittamastamme käsittelystä, sekä pyytää kopio henkilötiedoistasi.

• Oikeus henkilötietojen oikaisemiseen – Voit pyytää sinua koskevien tietojen oikaisua, jos ne eivät pidä paikkaansa tai niitä on päivitettävä.

• Oikeus tietojen siirrettävyyteen – Voit saada meille antamasi tiedot ja käyttää niitä uudelleen toisaalla. Voimme toimittaa valitun joukon tietoja koneellisesti luettavassa muodossa, kun käsittely on perustunut joko sopimukseen tai suostumukseen.

• Oikeus tietojen poistamiseen - Poistamme tietosi pyynnöstäsi, jos niitä ei enää oikeutetusti tarvita.

• Oikeus peruuttaa suostumuksesi – Jos olet antanut suostumuksesi tietojen käsittelyyn, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.

• Oikeus vastustaa käsittelyä – Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä Fortumin oikeutetun edun perusteella, esimerkiksi jos tietoja käytetään tuotteidemme ja palvelujemme kehittämiseen tai muihin kohdassa 3 ja kohdassa 6 kuvattuihin tarkoituksiin. Fortum voi hylätä pyyntösi, jos käsittelyn jatkamiseen on huomattavan tärkeä syy.

• Oikeus rajoittaa käsittelyä - Joissakin tilanteissa sinulla on oikeus käsittelyn rajoittamiseen.

Oikeutesi ovat joissakin tilanteissa rajatut. Jos emme toimi pyyntösi mukaisesti, kerromme pyynnöstäsi syyn siihen. Jos et ole tyytyväinen vastaukseemme tai tapaamme käsitellä henkilötietoja, olethan yhteydessä meihin (ks. kohta 12). Voit myös aina ottaa yhteyttä kansalliseen tietosuojaviranomaiseen.

Fortum pidättää oikeuden tämän tietosuojaselosteen muutoksiin. Mahdollisista muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan verkkosivustollamme tai suoralla tiedonannolla sinulle.

Fortum on nimittänyt tietosuojavastaavan, johon voit ottaa yhteyttä tässä luvussa mainittuja yhteystietoja käyttäen.

Henkilötietojesi rekisterinpitäjä on Fortum Oyj ja yritys, josta haet työtä. Mikäli haluat käyttää oikeuksiasi tai sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä, ota ystävällisesti yhteyttä People Services -palveluun.

Voit lähettää yksityisyyttäsi koskevia kysymyksiä ja kommentteja tietosuojatiimillemme käyttämällä yhteydenottopyyntölomaketta tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Fortum Oyj

Tietosuojavastaava

Keilalahdentie 2-4, 02150 Espoo

Suomi

Voit ottaa yhteyttä Fortumin tietosuojavastaavaan myös yllä olevien kanavien kautta.